Softwarelösung für perfekte Raum-, Tisch- und Sitzplanung
European Film Academy (EFA) 2014
Die European Film Academy (kurz: EFA) wurde 1988 mit dem schwedischen Filmemacher Ingmar Bergman als erstem Präsidenten gegründet. Heute vereint sie mehr als 3.000 europäische Filmschaffende mit dem gemeinsamen Ziel, die Filmkultur Europas zu fördern: Regisseure, Produzenten, Schauspieler, Kameraleute und Drehbuchautoren, Cutter, Szenenbildner und andere Filmschaffende.
Im Dezember präsentiert die EFA den Europäischen Filmpreis, mit dem die besten Leistungen im europäischen Kino des zurückliegenden Jahres ausgezeichnet werden. Für diesen außergewöhnlichen Anlass versammelt die EFA europäische Filmschaffende, Mitglieder der European Film Academy, Nominierte und Preisträger in jedem ungeraden Jahr in Berlin und in jedem geraden Jahr in einer anderen europäischen Hauptstadt statt. So fand die feierliche 27. Preisverleihung der European Film Awards 2014 in Riga/Lettland statt, 2012 in Valetta auf Malta, in 2010 in Kopenhagen, 2008 in Tallin, 2006 in Warschau, 2004 in Barcelona und 2002 in Rom.
Seit 2008 arbeiten wir im Rahmen der Platzierung unserer Gäste - für die Gala müssen z.T. weit über 1.000 Gäste platziert werden - erfolgreich mit der Software TablePlanner. Besonderes Augenmerk liegt bei der Verleihung der European Film Awards, die über Europa hinaus im Fernsehen ausgestrahlt und live im Internet übertragen wird, im Bereich direkt vor der Bühne, denn dort sitzen die Nominierten, Preisträger und Laudatoren, deren Gesichter die Kameras erfassen müssen und die gegebenenfalls Zugang zur Bühne benötigen.
Die räumlichen Vorgaben und somit die Anforderungen an die Platzierung der Gäste variieren je nach Konzept und Ort der Preisverleihung stark. Mit TablePlanner kann jeder Saal "bespielt" werden, da der jeweilige Raum flexibel "nachgebaut" werden kann und die Gäste mühelos platziert werden können.
Seit 2008 arbeiten wir im Rahmen der Platzierung unserer Gäste - für die Gala müssen z.T. weit über 1.000 Gäste platziert werden - erfolgreich mit der Software TablePlanner. Besonderes Augenmerk liegt bei der Verleihung der European Film Awards, die über Europa hinaus im Fernsehen ausgestrahlt und live im Internet übertragen wird, im Bereich direkt vor der Bühne, denn dort sitzen die Nominierten, Preisträger und Laudatoren, deren Gesichter die Kameras erfassen müssen und die gegebenenfalls Zugang zur Bühne benötigen.
Die räumlichen Vorgaben und somit die Anforderungen an die Platzierung der Gäste variieren je nach Konzept und Ort der Preisverleihung stark. Mit TablePlanner kann jeder Saal "bespielt" werden, da der jeweilige Raum flexibel "nachgebaut" werden kann und die Gäste mühelos platziert werden können.
Der "Nachbau" des Raumes war in der Nationaloper von Riga im Jahre 2014 besonders herausfordernd, da sich die Platzierung nicht nur über verschiedene Ebenen erstreckte, sondern in den einzelnen Ebenen auch verschiedene Sektionen wie Logen und Reihen zu berücksichtigen waren:
Der Import aus der EFA-Datenbank funktioniert gut, Absagen und Neuzugänge können einfach über die Schnellerfassung erfasst werden und die Gäste können problemlos durch "Drag and Drop" gesetzt - und vor allem auch umgesetzt - werden.
Egal, welcher Vorgang zugrunde liegt, alle Liste werden automatisch aktualisiert. Dabei handelt es sich nicht nur um Gästelisten und Platzierungslisten, sondern auch Hotellisten o.ä. können je nach Vorgabe individuell erstellet werden, da jedes beliebige Feld als Kriterium für eine Liste fungieren kann. Diese Listen sind für die Arbeit in den unterschiedlichen Bereichen (Gästebetreuung/Hostessen, Fernseh-Produktion) unentbehrlich. Besonders wichtig ist für die Fernseh-Produktion aber der grafische Sitzplan, der die Grundlage für die Festlegung der Kamerapositionen bildet. Alle Listen können einfach als PDF an die betreffenden Kollegen per E-Mail versandt werden.
Der Import aus der EFA-Datenbank funktioniert gut, Absagen und Neuzugänge können einfach über die Schnellerfassung erfasst werden und die Gäste können problemlos durch "Drag and Drop" gesetzt - und vor allem auch umgesetzt - werden.
Egal, welcher Vorgang zugrunde liegt, alle Liste werden automatisch aktualisiert. Dabei handelt es sich nicht nur um Gästelisten und Platzierungslisten, sondern auch Hotellisten o.ä. können je nach Vorgabe individuell erstellet werden, da jedes beliebige Feld als Kriterium für eine Liste fungieren kann. Diese Listen sind für die Arbeit in den unterschiedlichen Bereichen (Gästebetreuung/Hostessen, Fernseh-Produktion) unentbehrlich. Besonders wichtig ist für die Fernseh-Produktion aber der grafische Sitzplan, der die Grundlage für die Festlegung der Kamerapositionen bildet. Alle Listen können einfach als PDF an die betreffenden Kollegen per E-Mail versandt werden.
Die manuelle Eingabe in Excel-Tabellen und das mühsame Umtragen von Platzierungen von Hand, das im großen Streß der Vorbereitungszeit einer solchen Großveranstaltung natürlich höchst fehleranfällig ist, wird durch eine Software ersetzt, die einfach in der Handhabung ist und neben den Listen noch weitere Vorteile bietet: Namensschilder und personalisierte Eintrittskarten, die zuvor von Hand geschrieben, alphabetisch sortiert und dann für den Gast am Welcome Counter herausgesucht werden mussten, können aus TablePlanner auch direkt vor Ort erstellt werden.
Neben der Preisverleihung gibt es im Rahmen des "European Film Awards Weekends" immer wieder auch weitere Einsatzgebiete für TablePlanner wie beispielsweise gesetzte Abendessen.
Besonders hervorzuheben ist die unermüdliche Unterstützung durch Herrn Witte, der uns nicht nur beratend und hilfreich zur Seite steht, sondern das Programm mit uns gemeinsam weiterentwickelt und in den letzten Jahren auf unsere doch sehr speziellen Bedürfnisse maßgeschneidert hat.
Neben der Preisverleihung gibt es im Rahmen des "European Film Awards Weekends" immer wieder auch weitere Einsatzgebiete für TablePlanner wie beispielsweise gesetzte Abendessen.
Besonders hervorzuheben ist die unermüdliche Unterstützung durch Herrn Witte, der uns nicht nur beratend und hilfreich zur Seite steht, sondern das Programm mit uns gemeinsam weiterentwickelt und in den letzten Jahren auf unsere doch sehr speziellen Bedürfnisse maßgeschneidert hat.
Hinweis zu den Foto(s): Bilder vom 27. Europäischen Filmpreis in Riga, wo u.a. der britische Regisseur Steve McQueen mit dem Preis EUROPEAN ACHIEVEMENT IN WORLD CINEMA 2014 und die französische Filmemacherin Agnés Varda mit dem EUROPEAN FILM ACADEMY LIFETIME ACHIEVEMENT AWARD ausgezeichnet wurden (Copyright: EFA / Erik Riikoja)